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                    合同管理解决方案

                    致远互联合同管理模块可?#20113;?#37197;企业的多种经营模式,?#20113;?#19994;业务涉及到的所有合同进行一体化管理,联合平台的采购管理模块和客户关系管理模块,配合打通从采购、生产到销售的合同管理通路,实现全过程管控,并且通过泛组织模型、门户和权限设计,将管理的触脚延伸至供应商和客户。提高合同审核的效?#21097;?#21152;强执行和管控,规避合同纠纷导致的法律风险。

                    其价值体现在以下几个方面:

                    合同订立:合同拟定的起因可追溯,信息可关联,特别是针对采购合同,避免了盲目采?#28023;?#30450;目签约的情况发生。

                    合同执行:合同执行智能预警,避免人工失误导致产生合同纠纷。合同关联业务协作开展,提高执行效率。

                    合同变更:业务?#30446;?#23637;需要合同与之匹配,频繁的变更能够得到监管和监控,避免随意性和不采纳意见。

                    统一平台:平台统一才能实现业务的合同归口,统一管理思想和办法。

                    台账分析:提供及时、准确,口径一致的合同台账,提高信息质量。

                    合同管理方案概述

                    • 方案背景

                      合同管理是企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履?#23567;?#21464;更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系?#34892;?#20026;的总称。其中订立、履?#23567;?#21464;更、解除、转让、终止是合同管理的内容;审查、监督、控制是合同管理的手段。

                      企业的经济往来,主要是通过合同形式进行?#27169;?#22240;此,企业必须十分重视合同管理。合同管理是企业的一种自我管理行为,是企业生产经营管理的一个重要组成部分,它涉及到企业生产经营活动的方方面面。是一项综合性的工作,能否?#34892;?#30340;管理好合同,是现代企业经营管理成败的一个重要因素。

                      整体来看,合同管理包括三部分内容:采购合同管理、销售合同管理和其他合同管理。

                      (1)采购合同是企业(供方)与分供方,经过双方?#27010;?#21327;商一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件。采购方合同?#35805;?#21253;括:商品品种、规格、数量,商品质量、价款?#32479;?#37329;,履行地点、期限和方式,违约责任,合同附则与签署?#21462;?

                      (2)销售合同是出卖人与买受人之间为了买卖工业产品(或商品)而签订的法律性文件。按供需双方的买卖关系,又可分为代销合同、包销合同、选购合同和议购合同?#21462;?

                      (3)其它合同管理:其他合同管理包括了采购与销售相关的按照计划?#36828;?#20135;生的相关收付款合同,实时对接财务。同时还包括了在采购、销售部门之外其他部门产生的相关合同管理,形成合同管理的归口,便于查询、汇总与统计。

                      因为合同管理融合在很多业务管理当中,所以合同管理需更加开放,提供与多个业务管理系统的接口,便于流程与数据打通,是一项复杂的业务管理工作。

                    • 管理?#35757;?

                      合同产生在合同管理的前期阶段,在这一阶段企业往往比较重视,一旦合同签订了,施工任务到手了,合同权利义务确定了,一些企业往往就把合同?#23383;?#33041;后了,甚至忘记了合同履行过程是实现权利义务的过程,而仅仅把它看成是生产过程的一部分。因此,企业合同管理的问题大多数产生在中期和后期履行阶段。

                      归?#21892;?#26469;,企业合同管理过程当中经常会遇见以下问题:

                      1.合同流程执行不合乎规范,疏于监督,导致漏审和相关资料不完善,带来了法律风险。

                      2.通过纸?#24066;问交?#32773;是电子文档形式容易造成合同保管查阅不便,信息及时性差。

                      3.合同执行周期长,涉及的人员、岗位和流程多,容易造成管理者监管难度加大。

                      4.合同履行过程中,涉及多次的收付款,如果没有提醒,经常造成跟踪难,票据与收?#30563;錐文?#20197;应付,造成违约风险。

                      5.客户关系、订单、采购订单、收付款等关联业务众多,涉及的机构可能是客户、企业内部各个部门或者是供应商,因此工作协同复杂困难,造成断层。

                      总之,合同管理是个关联复杂,时间周期长的重要工作,需要通过一?#20013;?#24687;化手段去解决。

                    • 管理目标

                      规范化、标准化数据:通过合同管理系统实现数据的规范化,确保合同执行规范,保证市场数据和财务数据可关联,为合同管理和市场提供分析依据基础。

                      固化、标准化审批流程:固化合同管理流程,实现合同管理的规范化、标准化,通过各个?#26041;謨行?#31649;控,增强执行力。

                      协同一体化管控:企业内部实?#25191;?#37319;购到销售的一体化,组织间实?#21046;?#19994;上下游一体化,延伸合同管理触脚,建立一体化管控体系,适时提醒,避免违约,提高合同执行效率。

                      多维度统计:提供多角色、多维度统?#21697;?#26512;,满足各类需求科学决策。

                      合同管理模块在法律?#30446;?#26550;下,可以针?#20113;?#19994;对采购和销售不同的管控需求进行定制化方案部署,实现采购和销售的一体化打通,支撑以产定销和以销定产的经营模式,在业务一体化基础上,强化岗位职责落实,加强管控与监管。

                    合同管理方案功能

                    • 采购合同订立与执行
                    • 销售合同订立与执行
                    • 合同变更

                    采购合同管理主要从采购部门对供应商的采购寻源发起,通过招标、询价、竞价、邀标等方式寻?#19994;?#21512;适供应商后,就进入了采购合同订立和采购订单?#36139;?#38454;段,后续进行合同履行,将付款计划与订单计划传递给财务部门和供应商,实现后续合同的执行工作。


                    1.开评标管理:

                    招标管理员根据项目情况,发起技术标、商务标的评审,关联“招标管控底表”信息,经批准后启动现场开标程序; 通过现场会议方式,并将评标结果录入系统。现场评定结果待向有关领导申报后再进行招标结果审批流程。该评标结果信息记录了产品规格、价格和付款方式等约定,作为合同的信息,记录并关联下去。


                    2.合同评审:

                    采?#21512;?#30446;一旦中标后就进入了订单和采购合同订立的阶段了,采购部业务员关联商务评标结果,?#36828;?#24102;出当前中标供应商及相应的投标报价信息,输入付款阶段、付款比例,系统对中标价格及合同总价做控制,这些信息都是在合同履行阶段?#33041;?#35686;信息。

                    在合同评审阶段,涉及采购部门、需求部门还有法务部门和相关领导,因此合同评审能够通过流程传递至各个岗位职级,联合审核?#26723;?#21512;同订立的风险。。


                    3.采购订单:

                    采购部业务员根据合同协议,向供应商下采购订单,此单可作为结算依据。


                    4.付款管理:

                    在付款阶段,可以有两种方案:


                    方案一:与ERP集成

                    1)采购部业务员办理付款申请,通过集成ERP系统,发起时直接关联ERP的基础档案及合同管理系统的合同,经审批通过后数据推送到ERP;


                    2)申请单号、处理标识,系统?#36828;?#20174;ERP中获取。

                    方案二:非ERP集成,采购部业务员办理付款申请,关联采购类合同台账,实现单系统的控制。

                    供应商通过?#32422;?#30340;供应商门户可以了解到付款计划内,付款事项的进展,及时跟进业务情况。


                    销售合同管理的发起来源于客户与企业销售的签约。这部分可?#36828;?#25509;协同的客户关系管理模块,?#37096;?#20197;通过接口对接ERP的CRM系统。一旦客户商机转入签约阶段,客户的信息就将关联入销售合同当中,正式进入合同订立过程。


                    1.询价与投标:

                    在销售阶段,客户可能通过询价的方式来进行所需购买商品的咨询与报价,另一方面可以通过招投标的方式将商机进行转化。这些信息在合同订立的过程中作为合同的基本信息关联进入系统,避免了信息录入的误差。


                    2.合同订立:

                    在合同订立的过程中,需要填写合同主体信息,合同产品和服务的信息,以?#26696;?#27454;条件和相关约定?#21462;?#36825;些信息在合同订立过程中非常重要,致远系统支持多种的条件校验手段,同时通过业务层和管理层的共同审定,?#26723;?#21512;同履行风险,形成合同台账。


                    3.销售订单:

                    合同一旦确立,进入合同执行阶段,合同订单?#36828;?#29983;成,将信息传递给生产或实施部门进行产品或服务的交付。


                    4.收款管理:

                    合同台账录入,到按提货批次计算节点应收款,发起催收通知单,流程清晰明,?#26102;?#19968;目了然,应收?#25191;?#23454;时可见。


                    5.合同开?#20445;?

                    每次财务收到销售款项之后,系统?#36828;?#35302;发开票流程,将相关信息?#36828;?#24102;入系统进行审核。


                    合同管理系统支持多种报表展?#20013;?#24335;,能够根据权限控制合同信息的展现内容,为决策者提供依据,为业务者提供统计和查询入口。


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